Possiamo avere regole per reparto?

Sì. Le regole di instradamento possono variare per reparto, categoria, valore o tipo di richiesta. Le definiamo con voi e le testiamo con casi reali.

Sono supportati più livelli di approvazione?

Sì. Una richiesta può passare per una o più approvazioni, in sequenza o in parallelo quando il processo lo richiede.

Cosa succede quando il responsabile è assente?

Si può definire un sostituto o una delega per un periodo. La delega viene registrata, così si sa chi ha deciso per conto di chi.

Possiamo modificare la procedura?

Sì. Alcune regole possono essere modificate dall’amministratore, altre tramite sviluppo, in base a come è costruita la soluzione. Lo definiamo fin dall’inizio.

Si collega a ERP o CRM?

Spesso sì, tramite API o altri metodi offerti dai sistemi. Per ogni azione si segue se è stata inviata, confermata o richiede intervento.

La firma elettronica è inclusa?

Non automaticamente. Si può integrare quando il documento lo richiede, con il fornitore e il tipo di firma adatti al caso e alla giurisdizione applicabile.

Possiamo iniziare con un solo processo?

Sì, ed è spesso il modo migliore. Un solo processo, come le richieste di acquisto, mette alla prova regole e utilizzo prima dell’ampliamento.

AUTOMAZIONE DI PROCESSI E APPROVAZIONI

Ogni richiesta con un responsabile.Ogni decisione con il suo storico.

Sviluppiamo flussi di lavoro che instradano le richieste, assegnano le attività e organizzano le approvazioni secondo le regole della vostra azienda. Il team vede cosa fare, chi è responsabile e a che punto è il processo.

Parliamo del vostro processo Un esempio di approvazione

Richieste in corsoConcetto illustrativo

Richiesta	Responsabile	Scadenza	Stato
Laptop per le venditeRA-2026-0061	A. Kola	14 mar	In esame
Formazione esternaRF-2026-0019	E. Prifti	18 mar	Da completare
Pagamento fornitorePF-2026-0107	D. Leka	10 mar	Approvata

Flusso di approvazione

Responsabile di repartoApprovata
FinanzaIn esame
DirettoreIn attesa

Storico

11 mar: approvata da E. Prifti. 12 mar: passata alla Finanza.

Regole chiare
Scadenze e promemoria
Storico delle decisioni

IL PROBLEMA

Quando un processo si segue via messaggio, la responsabilità diventa poco chiara.

Messaggi e telefonate sono rapidi, ma non mantengono l’ordine. Dopo qualche giorno nessuno sa con certezza dove sia la richiesta e perché sia ferma.

Cosa succede di solito

Richieste che si perdono nelle conversazioni
Approvazioni senza contesto
Scadenze non seguite
Nessun sostituto quando il responsabile è assente
Difficile capire la causa del ritardo

Via messaggioConcetto illustrativo

M. DidaHai mandato alla finanza la richiesta del laptop?
Richiesta persa nelle conversazioni
E. PriftiSì, l’ho approvata. Qual era l’importo?
Approvazione senza contesto
M. DidaIl fornitore aspetta una risposta entro lunedì.
Scadenza non seguita
E. PriftiA. Kola è in ferie questa settimana. Chi firma?
Nessun sostituto quando il responsabile è assente
M. DidaPerché non si è ancora mossa?
Non si capisce la causa del ritardo

Confrontate la stessa richiesta in una chat e in un sistema con un responsabile.

FUNZIONALITÀ

Flussi costruiti sulle vostre regole.

Le regole del vostro processo diventano instradamento, scadenze e controlli. Il sistema applica ciò che è stato concordato e ogni decisione resta visibile.

Instradamento e decisioni

Assegnazione automatica per categoria
Approvazioni per importo o reparto
Passaggi in sequenza
Passaggi in parallelo quando servono
Approvazione, rifiuto e restituzione da completare

Scadenze e controllo

Promemoria e scadenze
Escalation
Delega controllata
Storico delle decisioni
Reporting e ricerca

ESEMPIO

Esempio: l’approvazione di un acquisto.

Un flusso illustrativo in sei passaggi. Scegliete il limite e il reparto, poi seguite la richiesta fino alla conclusione.

Richiesta di acquisto RA-2026-0061Concetto illustrativo

Valore

Reparto

1Il dipendente presenta la richiestaIn attesa
2Si controlla la completezzaIn attesa
3La richiesta viene instradata secondo le regole: Responsabile venditeIn attesa
4Il responsabile decideIn attesa
5La richiesta approvata passa alla FinanzaIn attesa
6Si registra la conclusione o il problemaIn attesa

Storico delle decisioniConcetto illustrativo

Nessuna azione ancora. Presentate la richiesta per iniziare.

Il limite di approvazione è illustrativo. I valori reali li definisce la vostra azienda.

I limiti non sono valori reali: li definite voi durante l’analisi. Non viene inviato nulla.

ECCEZIONI

Le eccezioni hanno bisogno di un proprio percorso.

Un flusso di lavoro è affidabile quando sa cosa fare anche quando qualcosa non va come previsto.

Informazioni incomplete
Gestione: la richiesta non avanza e torna al richiedente con l’elenco dei campi mancanti.
Modifica dopo l’approvazione
Gestione: le modifiche rilevanti riportano la richiesta in approvazione; lo storico conserva entrambe le versioni.
Annullamento della richiesta
Gestione: l’annullamento viene registrato con il motivo e chi l’aveva ricevuta viene avvisato.
Responsabile assente
Gestione: la richiesta passa al sostituto designato, secondo la regola di delega.
Scadenza superata
Gestione: si invia un promemoria e, secondo la regola, la richiesta viene scalata.
Integrazione non riuscita
Gestione: l’azione viene segnata “richiede intervento” e l’errore viene registrato.
Risposta lenta dall’altro sistema
Gestione: la richiesta resta in attesa con una scadenza di controllo, senza essere inviata due volte.

Quando le regole cambiano, si stabilisce anche cosa succede alle richieste in corso: proseguono con le vecchie regole o passano alle nuove.

INTEGRAZIONI

Collegate la decisione all’azione negli altri sistemi.

Dopo l’approvazione, il sistema può eseguire l’azione corrispondente in un altro programma. La decisione e la sua esecuzione si seguono separatamente.

Ogni azione passa per tre stati: approvata nel processo, inviata all’altro sistema, e confermata o da gestire. Controlli contro gli invii ripetuti e registrazione degli errori fanno parte della soluzione.

Esempi

Aggiornamento nel CRM
Creazione di un’attività
Registrazione nel sistema contabile
Passaggio del documento in archivio
Avviso alla parte interessata

Sviluppo e Integrazione API

Azione dopo l’approvazioneConcetto illustrativo

Risposta del sistema (simulata)

Approvata nel processo
Inviata all’altro sistema
Confermata

Nessuna azione ancora.

Scegliete il sistema e la sua risposta, poi eseguite l’azione. È tutto simulato in questa pagina.

APPROVAZIONE E FIRMA

Approvazione interna e firma elettronica.

Sono due cose diverse, anche quando compaiono nella stessa schermata.

Dentro il processo

Approvazione interna

Registra la decisione di una persona autorizzata all’interno del flusso: chi ha deciso, quando e su quali informazioni.

Utente identificato
Data e ora
Commento e documenti

Un requisito a parte

Firma elettronica

Si può integrare quando il documento lo richiede. Tipo di firma, fornitore e utilizzo dipendono dal documento, dal fornitore e dalla giurisdizione applicabile.

Integrazione con un fornitore di firma
Tipo scelto caso per caso

Un clic su “Approva” non è una firma elettronica qualificata. Queste informazioni non costituiscono consulenza legale.

MISURA

Misurate l’andamento del processo.

Gli indicatori derivano dai dati del vostro processo. Non forniamo valori in anticipo.

Indicatori del processoConcetto illustrativo

Richieste aperte
Il numero per stato e per team.
Tempo per passaggio
Quanto resta la richiesta presso ogni responsabile.
Richieste fuori scadenza
Quali e perché sono in ritardo.
Casi restituiti da completare
Quanto spesso e per quali informazioni.
Carico per team
Richieste aperte per ogni persona o gruppo.
Eccezioni da gestire
Integrazioni non riuscite, scadenze superate, conflitti.

I valori derivano dai dati del vostro processo dopo l’avvio.

DOMANDE FREQUENTI

Domande sull’automazione dei processi

Altre soluzioni per la trasformazione digitale

Servizi che si completano a vicenda nello stesso progetto.

Organizzate approvazioni e flussi di lavoro.

Raccontateci come passa oggi una richiesta dalla presentazione alla decisione. Definiremo insieme le regole e il primo passo.

Cosa succede dopo che ci scrivete

1Leggiamo la descrizioneGuardiamo il processo, i sistemi indicati e i punti critici.
2Vi contattiamoChiariamo le domande che ci servono per capire il processo.
3Proponiamo il primo passoUn’analisi, una prova limitata o una stima, secondo il caso.

In questa fase non inviate documenti o dati riservati.