Si possono importare i documenti esistenti?

Sì. I file digitali si possono importare insieme alle informazioni già disponibili. Prima dell’importazione definiamo struttura, regole di denominazione e modalità di verifica. Per i documenti cartacei, modalità di scansione e responsabilità si definiscono nel progetto.

Possiamo cercare dentro PDF e scansioni?

Nei PDF con testo, sì. Le scansioni richiedono il riconoscimento del testo (OCR), la cui qualità dipende dalla scansione, dalla lingua e dalla struttura del documento. Il risultato OCR serve per la ricerca e non sostituisce il documento originale.

Si può limitare l’accesso per reparto?

Sì. L’accesso si può definire per ruolo, reparto, categoria di documento o cartella. Le regole si confermano con voi prima dell’avvio.

Le versioni precedenti vengono conservate?

Sì, quando il versionamento fa parte della soluzione. Ogni versione è conservata con data e persona che l’ha caricata, e si indica quale sia la versione attuale.

L’archivio può collegarsi a CRM o ERP?

Spesso sì, in base a ciò che offrono quei sistemi, come API o esportazioni, e ai permessi di accesso. L’integrazione permette di vedere i documenti accanto al cliente, all’ordine o al dipendente.

Possiamo esportare tutte le informazioni?

Formato e modalità di esportazione di documenti e metadati si definiscono nel progetto, perché le informazioni non restino legate a un solo sistema.

Cosa succede ai documenti cartacei?

Il software non decide sugli originali. Se conservarli, distruggerli o consegnarli lo decidete voi, secondo le regole che vi si applicano. La sola scansione non consente automaticamente di distruggere l’originale.

Come si definisce il costo?

In base a volume e stato dei documenti, numero di utenti, funzionalità richieste e integrazioni. Dopo un’analisi iniziale prepariamo una stima per fasi.

GESTIONE DOCUMENTALE E ARCHIVIO DIGITALE

Trovate il documento giusto, insieme alle informazioni che vi servono.

Sviluppiamo sistemi che organizzano i documenti secondo il modo in cui lavora la vostra azienda. Cartelle, categorie, ricerca, versioni e accesso controllato — collegati a clienti, progetti e processi.

Parliamo del vostro archivio Funzionalità

Archivio documentiConcetto illustrativo

Cerca per nome, riferimento o controparte

Riferimento: CTR-2026-014
Data: 14.02.2026
Controparte: Cliente Demo srl
Stato: In vigore

Versioni

v3 · 14.02.2026attuale
v2 · 02.02.2026
v1 · 20.01.2026

Ricerca e filtri
Versioni e storico
Accesso per ruolo

IL PROBLEMA

Un archivio digitale deve essere più di una cartella di file.

Scansionare e salvare in una cartella condivisa non risolve da solo il problema. Senza struttura, regole e collegamenti con il lavoro, i documenti restano difficili da trovare e da controllare.

I problemi più frequenti

Nomi dei file poco chiari
Documenti su più computer
Versioni indistinguibili
Ricerca manuale
Documenti scollegati dal processo
Accesso più ampio del necessario

Cartella condivisa oggiConcetto illustrativo

Contratto_finale_DEF(2).pdfVersioni indistinguibili
scan0042.pdfNome poco chiaro
Desktop / Fatture 2026Solo su un computer
Nuova offerta.docxScollegato da cliente o processo
Stipendi_2026.xlsxAccesso più ampio del necessario
Cerca: “contratto cliente”Ricerca manuale, cartella per cartella

Confrontate gli stessi documenti in una cartella condivisa e in un archivio organizzato.

STRUTTURA

Organizzazione secondo la logica della vostra azienda.

La struttura nasce dal vostro modo di lavorare, non da un modello preconfezionato. Lo stesso documento si può raggiungere da più direzioni.

Struttura dell’archivioConcetto illustrativo

Cliente Demo

Contratto di servizio
CTR-2026-014 · 14.02.2026 · In vigore
Fattura di vendita
FV-0381 · 03.03.2026 · Pagata
Offerta
OFF-2026-031 · 28.02.2026 · Inviata

Cliente Beta

Verbale di consegna
PRJ-A-VC-02 · 05.03.2026 · Firmato

Cliente Gamma

Richiesta di materiale
RIC-2026-0142 · 03.03.2026 · In esame

Scegliete come organizzare. I documenti sono gli stessi; cambia solo la vista.

Cartelle per cliente o fornitore
Documenti per progetto o contratto
Categorie per reparto
Campi come data, numero di riferimento, controparte e stato
Collegamenti tra documenti e richieste
Classificazione adattata al processo

FUNZIONALITÀ

Le funzionalità che possiamo sviluppare.

La soluzione si costruisce con le funzionalità di cui il vostro processo ha bisogno. Alcune servono in quasi ogni archivio, altre si aggiungono caso per caso.

Organizzazione e ricerca

Caricamento e importazione
Categorie e campi personalizzati
Ricerca e filtri
Ricerca nel testo quando l’elaborazione lo consente
Versioni
Commenti e note distinti dall’originale

Controllo e collegamenti

Permessi per ruolo
Registrazione delle azioni secondo il progetto
Notifiche per le scadenze
Esportazione di documenti e metadati
Integrazioni con altri sistemi

Non tutte le funzionalità sono incluse automaticamente in ogni progetto. L’elenco si definisce durante l’analisi, in base a esigenze e budget.

L’ARCHIVIO ESISTENTE

Come si organizza l’archivio esistente?

Le modalità di scansione dei documenti cartacei e le relative responsabilità si definiscono nel progetto. ENOR sviluppa il software per importarli, organizzarli e verificarli.

01
Inventario delle fonti
Cartelle condivise, email, computer, programmi e archivi cartacei.
02
Definizione della struttura
Cartelle, categorie e campi in base al vostro modo di lavorare.
03
Regole di denominazione e classificazione
Come si nominano i documenti e come si assegna la categoria.
04
Importazione o preparazione delle scansioni
Importazione dei file digitali e preparazione delle scansioni secondo le regole concordate.
05
Verifica di campioni e registrazioni
Controlliamo campioni per nome, categoria e campi.
06
Controllo degli accessi
Chi vede, chi modifica e chi scarica, prima dell’apertura all’uso.
07
Avvio
Formazione degli utenti e regole per i nuovi documenti.

Manteniamo il collegamento tra file originale, versioni e informazioni indicizzate.

I file che sembrano duplicati non vengono eliminati automaticamente. Criteri e processo di verifica si definiscono con voi.

COLLEGAMENTI

Documenti collegati al lavoro che svolgete.

Un documento si capisce meglio nel suo contesto. Lo colleghiamo al cliente, al dipendente, all’ordine, al progetto o alla richiesta a cui appartiene.

Esempi

Contratti con il profilo del cliente
Documenti del dipendente con la sua pratica
Documenti dell’ordine con l’evasione
Verbali con il progetto
Documenti di supporto con la richiesta di approvazione

Profilo cliente — Cliente DemoConcetto illustrativo

Contatto: Ufficio vendite
Stato: Cliente attivo
Responsabile: E. Prifti

Documenti collegati

Contratto di servizio CTR-2026-014v3
Addendum al contrattoIn esame
Offerta OFF-2026-031Inviata

ACCESSO

Accesso, storico e ciclo di vita.

Le regole si definiscono per ogni categoria di documenti, insieme alle persone che conoscono il processo.

Definiamo

Chi può vedere
Chi può modificare
Chi può scaricare
Come si gestiscono le versioni
Come si definiscono conservazione, esportazione ed eliminazione

Permessi di accessoConcetto illustrativo

Permessi di accesso: Contratti
Ruolo	Vede	Modifica	Scarica	Elimina
Vendite
Finanza
Personale
Direzione

L’eliminazione è consentita solo secondo le regole di conservazione definite nel progetto.

I tempi di conservazione ed eliminazione si definiscono in base alle vostre esigenze e ai requisiti che si applicano alla vostra azienda; non esiste un termine unico per tutti i casi.

La registrazione delle azioni aiuta il controllo, ma da sola non rende il sistema certificato né lo storico immodificabile. Scansionare un documento non significa che l’originale possa essere distrutto.

DOMANDE FREQUENTI

Domande sulla gestione documentale

Altre soluzioni per la trasformazione digitale

Servizi che si completano a vicenda nello stesso progetto.

Mettete ordine nei documenti della vostra azienda.

Raccontateci dove sono conservati oggi i documenti, quanti sono e chi li usa. Vi proporremo una struttura e il primo passo.

Cosa succede dopo che ci scrivete

1Leggiamo la descrizioneGuardiamo il processo, i sistemi indicati e i punti critici.
2Vi contattiamoChiariamo le domande che ci servono per capire il processo.
3Proponiamo il primo passoUn’analisi, una prova limitata o una stima, secondo il caso.

In questa fase non inviate documenti o dati riservati.