ENOR Technologies

STRATEGIA DI TRASFORMAZIONE DIGITALE

Decidete cosa deve cambiare prima di investire nel software.

Analizziamo processi, documenti e sistemi della vostra azienda per individuare le opportunità di digitalizzazione. Prepariamo un piano con priorità, requisiti e fasi di realizzazione, collegato agli obiettivi e alle capacità della vostra organizzazione.

Parliamo dei vostri processiCosa comprende l’analisi
Dalla mappa del processo al pianoConcetto illustrativo

Processo attuale

  1. La richiesta arriva via email

    Nessun formato comune

  2. Registrata in un foglio di calcolo

    Ridigitata nel programma

  3. Approvata al telefono

    Nessuna traccia della decisione

  4. Report preparato a mano

Piano per fasi

  1. Fase 1Priorità alta

    Richieste online e approvazioni

  2. Fase 2Priorità media

    Integrazione con il software contabile

  3. Fase 3Dopo la fase 2

    Reporting dal sistema

  • Analisi dei processi
  • Priorità e fasi
  • Requisiti documentati

PERCHÉ PARTIAMO DALL’ANALISI

Un processo poco chiaro resta un problema anche quando passa online.

Prima dello sviluppo bisogna capire passaggi, responsabilità ed eccezioni del processo. La digitalizzazione deve migliorare il flusso, non riprodurre senza analisi ogni passaggio manuale.

L’analisi risponde a queste domande

  • Da dove iniziare?
  • Cosa deve cambiare?
  • Ci serve un nuovo software?
  • Cosa possiamo conservare?
  • Come definiamo priorità e investimento?
Mappa del processo attuale — richiesta di acquistoConcetto illustrativo
  1. Richiesta via email
  2. Foglio di calcolo
  3. Approvazione 1
  4. Approvazione 2
  5. Ordine
  6. Report mensile

Punti individuati

Cosa provocaTempo perso e incongruenze tra foglio di calcolo e programma.

Cosa chiediamoQual è la fonte principale e dove si può registrare una sola volta?

Selezionate un punto della mappa per vedere cosa provoca e cosa chiediamo durante l’analisi.

AMBITO DELL’ANALISI

Cosa analizziamo?

Sei aree esaminate insieme, perché un problema di processo raramente ha una sola causa.

  • Processi e documenti

    I passaggi dalla richiesta alla conclusione, i moduli e i documenti che circolano e dove vengono conservati.

  • Ruoli e responsabilità

    Chi presenta, chi controlla, chi approva e chi sostituisce quando qualcuno è assente.

  • Sistemi e integrazioni

    I programmi che usate, i dati che contengono e i modi possibili per collegarli, come API o esportazioni.

  • Fonti e qualità dei dati

    Dove nasce ogni informazione, quanto è completa e dove viene duplicata o differisce.

  • Esigenze di clienti e utenti

    Cosa si aspettano clienti e dipendenti dal processo: informazioni, canali, rapidità e uno stato chiaro.

  • Vincoli, dipendenze e disponibilità al cambiamento

    Budget, scadenze, regole interne, dipendenze da terzi e tempo che il team può dedicare al progetto.

METODO

Come costruiamo la strategia?

  1. 01

    Definiamo obiettivi e ambito dell’analisi

    Concordiamo quali processi, reparti e sistemi includere.

  2. 02

    Intervistiamo responsabili e utenti

    Ascoltiamo chi dirige e chi svolge il processo ogni giorno.

  3. 03

    Documentiamo il modo di lavorare attuale

    Mappiamo passaggi, documenti, sistemi ed eccezioni.

  4. 04

    Individuiamo problemi e cause

    Separiamo i sintomi dalle cause: ritardi, doppie registrazioni, informazioni mancanti.

  5. 05

    Valutiamo le alternative

    Confrontiamo il miglioramento della procedura, i sistemi esistenti, le integrazioni e il nuovo sviluppo.

  6. 06

    Scegliamo priorità e fase iniziale

    Decidiamo da dove partire, in base a valore e fattibilità.

  7. 07

    Prepariamo il piano di realizzazione e di misura

    Fasi, responsabilità, stima iniziale e indicatori di successo.

Non esiste una durata standard per l’analisi. Dipende dall’ambito concordato e dalla rapidità con cui si raccolgono le informazioni.

IL RISULTATO

Cosa ricevete alla fine?

In base all’ambito concordato, l’analisi si conclude con un documento utile per decidere, per preparare l’offerta e per lo sviluppo.

La stima iniziale di costi e tempi si basa sulle informazioni dell’analisi. L’offerta finale si prepara dopo la conferma dell’ambito del progetto.

Documento di strategia — indiceConcetto illustrativo
  1. 1Sintesi della situazione attuale
  2. 2Mappa dei processi
  3. 3Problemi e opportunità documentati
  4. 4Processo proposto
  5. 5Principali requisiti funzionali e tecnici
  6. 6Priorità e dipendenze
  7. 7Piano delle integrazioni
  8. 8Stima iniziale di costi e tempi
  9. 9Indicatori di successo
  10. 10Responsabilità di ENOR e del cliente

Stima iniziale

Una forbice di costi e tempi con ipotesi chiare, per decidere il passo successivo.

Offerta finale

Ambito confermato con fasi, tempi e costi definiti per la realizzazione.

LE ALTERNATIVE

Nuovo software, integrazione o miglioramento del sistema attuale?

Non esiste una soluzione unica per ogni caso. Le alternative si confrontano con gli stessi criteri.

  • Migliorare la procedura

    Quando può essere adatta: Quando il problema nasce da passaggi, regole o ruoli, non dalla mancanza di un programma.

    Cosa considerare: Richiede accordo interno e nuove abitudini di lavoro; a volte basta senza nuovo sviluppo.

  • Configurare o estendere il sistema esistente

    Quando può essere adatta: Quando il sistema attuale supporta il processo e il team lo usa bene.

    Cosa considerare: Limiti del sistema, costi delle licenze e margine per ulteriori modifiche.

  • Integrazione tra sistemi

    Quando può essere adatta: Quando l’informazione esiste ma viene ridigitata da un programma all’altro.

    Cosa considerare: Dipende da API, documentazione, permessi di accesso e gestione degli errori.

  • Sviluppo di un modulo dedicato

    Quando può essere adatta: Quando il processo è specifico dell’azienda e nessun sistema esistente lo copre bene.

    Cosa considerare: Richiede sviluppo, test e manutenzione nel lungo periodo.

  • Sostituzione graduale dell’applicazione

    Quando può essere adatta: Quando il sistema attuale limita il lavoro ma non può essere spento subito.

    Cosa considerare: Servono un piano di migrazione, un periodo di uso in parallelo e un passaggio per fasi.

Lo sviluppo su misura non è sempre la soluzione migliore. La raccomandazione si basa sul vostro processo, sui sistemi e sulle vostre capacità.

PRIORITÀ

Scegliamo il primo passo in base a valore e fattibilità.

Ogni processo candidato viene valutato con gli stessi criteri. Il primo passo deve portare valore ed essere realizzabile con i dati e il team attuali.

Valore e fattibilitàConcetto illustrativo
Candidato per la prima fase
Orizzontale: fattibilitàVerticale: valore
Valutazione per criteriConcetto illustrativo
Impatto sul business
Alta
Frequenza
Alta
Complessità
Media
Qualità dei dati
Media
Dipendenze
Media
Disponibilità del team
Alta
Costo
Media

Valore alto e buona fattibilità: un candidato forte per la prima fase.

Esempio illustrativo con processi e livelli inventati. Nel progetto la valutazione si basa sulle informazioni raccolte.

La valutazione si fa insieme al vostro team. Per complessità, dipendenze e costo, un livello basso è più favorevole.

Criteri di valutazione

  1. 01Impatto sul businessTempi, errori, costi o esperienza del cliente che cambiano.
  2. 02Frequenza del processoQuante volte si svolge e quanti utenti coinvolge.
  3. 03ComplessitàNumero di passaggi, eccezioni e regole.
  4. 04Qualità dei datiQuanto sono completi e affidabili i dati necessari.
  5. 05Dipendenze da altri sistemiIntegrazioni o decisioni necessarie prima di partire.
  6. 06Disponibilità del teamDisponibilità degli utenti e del responsabile.
  7. 07Costo di realizzazione e manutenzioneNon solo lo sviluppo, ma anche l’uso nel lungo periodo.

GUIDARE IL CAMBIAMENTO

Il cambiamento ha bisogno di un responsabile e di un modo per misurarlo.

Un buon piano non basta se nessuno guida il cambiamento all’interno dell’organizzazione. La strategia definisce anche come coinvolgere le persone e come misurare il risultato.

Cosa comprende

  1. 01Un responsabile lato businessPrende le decisioni su regole e priorità.
  2. 02Coinvolgimento degli utentiChi svolge il processo partecipa all’analisi e ai test.
  3. 03Un piano di formazionePer chi, quando e in quale forma.
  4. 04Un progetto pilota se necessarioUna prova con un gruppo limitato prima dell’ampliamento.
  5. 05Misura prima e dopo l’avvioGli stessi indicatori, misurati in entrambi i momenti.

Indicatori possibili

  • Tempo di gestione
  • Inserimenti manuali
  • Casi restituiti da completare
  • Uso del sistema

DOMANDE FREQUENTI

Domande sulla strategia di trasformazione digitale

Altre soluzioni per la trasformazione digitale

Servizi che si completano a vicenda nello stesso progetto.

Vi serve una consulenza tecnologica più ampia?Consulenza Software

Partite da un piano motivato.

Raccontateci dove incontrate ritardi e cosa volete migliorare. Definiremo insieme l’ambito dell’analisi e i risultati che deve produrre.

Descrivete brevemente il processo. In questa fase non inviate documenti o dati riservati.

Cosa succede dopo che ci scrivete

  1. 1Leggiamo la descrizioneGuardiamo il processo, i sistemi indicati e i punti critici.
  2. 2Vi contattiamoChiariamo le domande che ci servono per capire il processo.
  3. 3Proponiamo il primo passoUn’analisi, una prova limitata o una stima, secondo il caso.

In questa fase non inviate documenti o dati riservati.